Kriisiviestintäohje
Vastuut ja velvollisuudet kriisin sattuessa
Jokaisella seuran henkilöllä on vastuu toimia kriisin sattuessa parhaan osaamisensa mukaan. Kriisin aikaisten vastuiden huolellinen tiedottaminen ja niistä muistuttaminen riittävän usein on tarpeellista, jotta kriisitilanteissa osataan toimia oikein.
Toimintaohje kriisitilanteessa
1. Kutsu apua - anna EA
Toimihenkilön tulee kutsua apua ja antaa tarvittaessa ensiapua tai kutsua paikalle ensiaputaitoinen henkilö.
2. Tiedota toiminnanjohtajaa ja puheenjohtajaa.
Ilmoita kriisistä mahdollisimman pian kriisiviestinnän vastaavalle ja pidä hänet ajan tasalla tapahtumista. Kriisiviestinnän vastaava on toiminnanjohtaja, varahenkilönä puheenjohtaja ja kriisiryhmään kuuluvat tarvittaessa hallituksen jäsenet.
Yhteystiedot: Kari Kasurinen , toiminnanjohtaja@jyvo.fi, 0400 702423. Teppo Kalaja , teppo.kalaja@jyu.fi 0505646556.
3. Paikallaolijoiden ohjeistus
Paikallaolijoita tulee ohjeistaa pidättäytymään lausunnoista. Vain kriisiviestinnän vastaava saa antaa virallisia lausuntoja, ohjaa median ja viranomaisten yhteydenotot hänelle, ellei kriisiviestinnän vastaava ohjeista toisin.
5. Tilanteen arvioiminen ja tahojen arvioiminen
Kriisiviestinnän vastaava arvioi tilanteen ja tiedottaa tilanteesta tarvittavia tahoja. Kriisiviestinnän vastaava selvittää mahdollisimman laajasti mitä, missä, milloin, kenelle ja miksi on tapahtunut. Kommunikoinnin on hyvä olla rauhallista ja sen tulee olla totuudenmukaista, virheelliset tiedot on korjattava välittömästi. Huhujen muodostumista vähentää, kun kaikesta tiedotettavasta viestitään nopealla aikataululla kuitenkin muistaen faktatiedot ja yksityisyyden suoja.
6. Kommentointi somessa
Sosiaalisessa mediassa asiaa kommentoidaan vain seuran virallisten kanavien kautta kriisiviestinnän vastaavan opastamana.
7. Yhteys pelastusviranomaisiin
Tarvittaessa otetaan yhteyttä pelastusviranomaisiin ja/tai poliisiin. Tilanteesta riippuen muita tahoja, joihin tulee ottaa yhteyttä, ovat sairaalat, tiedotusvälineet, kattojärjestöt (Suomen Voimisteluliitto), Harjoitushallin henkilökunta.
8. Yhteys omaisiin
Vakavassa tapaturma- tai onnettomuustilanteessa uhrin omaisiin on otettava aina yhteyttä. Alaikäisen omaisiin otetaan yhteyttä kaikissa tapaturmatilanteissa.
Toiminta kriisitilanteen jälkeen
Kriisitilanteen ollessa ohi
1. arvioidaan tilanteen vaikutus toimintaan
2. määritetään mahdolliset jatkotoimenpiteet
3. arvioidaan viestinnän onnistuminen tilanteessa
4. tiedotetaan tilanteen korjaamisesta tarvittavia ryhmiä, kuten seuran jäseniä, omaisia ja lajiliittoa.
Puhelinnumerot hätätapauksissa
Hätänumero 112
Osoitteet hälytysajoneuvoja varten
Jyväskylän Voimistelijat-79 ry.
Jyväskylän Monitoimitalo
Kuntoportti 3
40700 Jyväskylä
Mitä on kriisiviestintä?
Kriisi on äkillinen, usein odottamaton tapahtuma tai tilanne, joka uhkaa seuran toimintaa. Kriisi voi olla esimerkiksi tilanne, joka häiritsee seuran normaalia toimintaa, joka uhkaa vaikuttaa merkittävästi seuran maineeseen, jonka seuran jäsenet kokevat merkittävästi negatiivisena tai joka kiinnostaa mediaa tai viranomaistahoja negatiivisessa mielessä.
Kriisiviestinnällä vastataan kriisin synnyttämään informaatiotarpeeseen ja joiden avulla pyritään lieventämään tilanteen tai tapahtuman mahdollisia negatiivisia seuraamuksia.
Seuralla on kriisiviestinnän vastaava henkilö, joka johtaa viestintää kriisitilanteessa. Tämän lisäksi suuremmissa kriisitilanteissa voidaan koota erillinen kriisiryhmä hoitamaan mm. kriisiviestintää.
Kriisitilanteissa asianomaisilla, välillisesti tilanteeseen liittyvillä henkilöillä sekä medialla on tarve saada tietoa tapahtumasta paljon ja nopeasti. Kriisiviestinnän avulla vastataan syntyneeseen tiedontarpeeseen suunnitellusti ja tavoitteellisesti.
Kriisiviestinnän keskeisin tehtävä on lievittää kriisin kielteisiä seuraamuksia, joita voivat olla imagohaitat tai seuran toiminnalle suoraan aiheutuvia haittoja. Kriisiviestinnässä tärkeää on edesauttaa oikean tiedon leviämistä ja estää väärän tiedon kulkua. Avoimuus, rehellisyys, vastuunkanto ja nopeus ovat avainasemassa kriisistä viestittäessä.
Mitkä ovat mahdollisia uhkia toiminnalle?
Seurassa on monia erilaisia tekijöitä, jotka voivat aiheuttaa uhkaa tai vaaratilanteen. Näitä voivat olla mm.
§ Fyysinen hyvinvointi ja turvallisuus: Vakava tapaturma: loukkaantuminen tai menehtyminen, tautiepidemia, väkivaltatilanne
§ Henkinen hyvinvointi ja turvallisuus: Kiusaaminen, rasismi, syrjintä, seksuaalinen häirintä
§ Onnettomuustilanteet: Tulipalo treenihallilla tai tapahtumassa, harjoitustilan rakenteiden pettäminen, liikenneonnettomuus kilpailu- tai leirimatkalla, vesivahinko, luonnonilmiö
§ Taloudellinen vahinko: Iso tai jatkuva heikko taloudellinen tulos, väärinkäytös/ petos, varkaus, omaisuuden tuhoutuminen
§ Julkisuuskriisit: Huhut, juorut, virheellinen uutisointi
§ Doping: Dopingepäily, positiivinen testitulos
§ Seuratoiminnan sisäiset kriisit: Vapaaehtoistoimijoiden riidat, irtisanominen, jäsenistön mielenilmaus
§ Ulkoisten tahojen kriisit: Yhteistyökumppaneiden kriisit, lajiin liitettävät kriisit